Tareas

Otra de las opciones que nos brinda el Microsoft Outlook son las “Tareas”. Esta es una mezcla de las notas y el calendario ya que funciona como una libreta en donde haces los apuntes de los pendientes que tienes que realizar, de igual manera que el calendario pones fecha de inicio, de termino, y hasta alarma para que te avise que el vencimiento esta próximo. También cuenta con periodicidad, estado de la tarea y prioridad.
Como lo mencionaba anteriormente al igual que en calendario podemos agregar datos de aviso, para evitar retrasos en cualquiera de nuestras tareas, la ventana de las tareas nos permite ponerle un titulo o asunto a nuestra tarea, además de un vencimiento (cuando comienza y cuando termina), el estado de la tarea (no comenzada, en curso, completada, a la espera de otra persona y aplazada) y también una prioridad para saber cual de todas nuestras tareas es mas importante que la otra.
Después de almacenar todas las tareas, aparecerán a manera de lista en la vista de las tareas, cuando finalices alguna tarea puedes borrarla o tacharla para avisarle al programa que la tarea ya esta realizada. Esto se hace palomeando el cuadrito blanco que aparece al inicio de la tarea, al palomearlo el nombre de la tarea se tachara, esto indica que la tarea esta ya terminada. Cuando tenemos tareas en el programa al abrir el Outlook en la ventana de inicio nos aparecerán enlistados los pendientes que tenemos.

Notas

Las notas son otra de las opciones adicionales que tenemos en el programa de Microsoft Outlook y que en el Express no encontraremos. Las notas, como su nombre lo dicen, son hojas de textos o datos de archivos o cosas pendientes que tenemos por hacer, sin embargo y a diferencia del calendario, las notas no nos dan avisos de cuando sucederán, funcionan como los “post it” son hojitas amarillas en donde podemos agregar el texto y estarán ahí visibles hasta que las borremos o cerremos el programa.
Para que la nota se quede almacenada debes dar clic sobre la tachita que esta en la esquina superior derecha, al cerrarlo la nota se queda guardada y no se eliminara hasta que tú la selecciones y la elimines.

Hay diferentes tipos de visualización de las notas como lo son iconos grandes, iconos pequeños y lista. También podemos cambiarle el color a nuestras notas para tenerlas mas organizadas, lo que hacemos es dar clic con el botón derecho del Mouse sobre alguna de las notas, luego en la opción COLOR y de ahí seleccionar el color de tu preferencia de los que vienen en la lista. Siempre el color que sale predeterminado es el amarillo.

Buscapersonas

Cuando por alguna circunstancia no encontramos a nuestro contacto de entre la libreta de direcciones, lo que podemos hacer es acudir a la opción del BUSCA PERSONAS, que nos ayudara a encontrar a nuestro contacto.
Nos aparece una ventana como la que se muestra aquí abajo, lo que hacemos es buscar a nuestro contacto por alguno de los campos que son Nombre, Correo, Dirección, Teléfono u Otros. Después de poner un dato para localizar al contacto damos clic sobre el botón BUSCAR AHORA y el buscador mostrara los resultados de lo que estamos buscando.

Libreta de Direcciones

Dentro el mismo programa tenemos la opción de agregar a una libreta de direcciones a todos los contactos o amigos que tenemos, esto con el fin de ahorrarnos tiempo al enviar un correo electrónico, simplemente vamos a la libreta de direcciones e insertamos los datos de nuestros contactos y cuando queramos mandarles un correo ya no tenemos que escribir su dirección simplemente ir a la libreta de contactos y dar clic sobre el nombre de la persona a la que enviaran el correo, así la dirección se insertara sola.
La manera de agregar contactos a la libreta de direcciones es la siguiente, primero debemos dar clic sobre el icono de la libreta de direcciones lo cual nos abrirá una ventana nueva.
Al aparecer esta ventana lo que debes hacer es dar clic sobre el icono NUEVO o ir al menú Archivo / Nuevo / Contacto. Después de dar clic en alguna de estas opciones aparecerá una ventana en la que te pedirá que insertes datos como los siguientes:
–Primer Nombre
–Segundo Nombre
–Apellidos
–Titulo
–Sobrenombre
–Dirección de correo electrónico

Para ir añadiendo contactos lo único que debemos hacer es repetir el procedimiento y los contactos se irán agregando en la libreta de direcciones, aparecerán a modo de lista así que será fácil encontrarlos. Dentro de las mismas opciones de la libreta de direcciones del Outlook existe la posibilidad de crear grupos de contactos para mantener en orden a los mismos, podemos agrupar los contactos como familiares, personales, amigos, trabajo, etc.; esto no es obligatorio pero si nos ayudará a un mejor y mas rápido uso de los contactos en este programa. Para agregar un grupo de contactos nuevo hacemos los mismos pasos que si agregáramos un contacto nuevo pero elegimos GRUPO NUEVO.
Aquí lo que vamos a agregar son datos como el nombre del grupo y después damos clic sobre el botón SELECCIONAR MIEMBROS para ir eligiendo a las personas de la libreta de direcciones que estarán dentro del grupo que estas creando. Tendremos que dar clic sobre el contacto y depuse sobre el botón SELECCIONAR para que se agreguen los contactos al grupo, al finalizar das clic en aceptar y listo.

Organización de Mensajes

Algunas veces nos toparemos con que tenemos mensajes que son importantes y no podemos eliminarlos para mantener ordenada la bandeja de entrada, así que lo más correcto es guardarlo moviéndolo a alguna carpeta. Lo primero que vamos a hacer es agregar una carpeta nueva, debes estar en el apartado de CARPETAS LOCALES para poder realizar esta operación, cuando ya estés ahí sigue esta ruta: ARCHIVO/CARPETA/NUEVA CARPETA y aparecerá una ventana nueva donde te pedirá introduzcas el nombre de la nueva carpeta, después de escribir su nombre da clic en aceptar y la carpeta será creada (estará visible en el panel de las carpetas de lado izquierdo de la bandeja de entrada).
Cuando ya tengas la carpeta creada ahora si podemos ordenar y acomodar nuestros correos electrónicos importantes, lo primero que debes hacer es seleccionar el correo que deseas mover a la carpeta creada, después de esto das clic con el botón derecho del Mouse sobre el correo y te aparecerá una ventana con varias opciones, una de ellas dirá MOVER A LA CARPETA al dar clic sobre esa opción te aparecerá la ventana de las carpetas solo tienes que dar clic sobre la carpeta en la que quieres guardar el documento y luego en aceptar.

Otra manera de mover los correos a carpetas es dando clic sostenido sobre el correo y arrastrando el Mouse hacia la carpeta donde queremos guardarlo, al llegar a la carpeta soltamos el clic e inmediatamente el correo se moverá de lugar.
También tenemos la opción de COPIAR los correos a las carpetas, la diferencia entre mover y copiar un correo es que cuando copiamos el correo original se queda en la bandeja de entrada (o en el lugar donde lo tienes) y se crea una copia que será la que se mueva a la carpeta seleccionada. La ruta para copiar un correo a una carpeta es esta: BOTON DERECHO DEL MOUSE/COPIAR A LA CARPETA/SELECCIONAR CARPERTA/ACEPTAR ya realizada esta operación la copia de nuestro documento estará realizada.
Tanto la opción MOVER como la opción COPIAR están dentro del menú EDICION por lo que también podemos seguir las siguientes rutas:
–MENU EDICION/MOVER A LA CARPETA/SELECCIONAR CARPETA/ACEPTAR
–MENU EDICION/COPIAR A LA CARPETA/SELECCIONAR CARPETA/ACEPTAR

Para eliminar las carpetas lo que hacemos es ir a la sección de CARPETAS LOCALES, ahí nos aparecerá una lista detallada de todas las carpetas con las que cuenta nuestro correo electrónico, hay varias opciones para eliminar la carpeta y esas son las siguientes:
–Seleccionar Carpeta / Menú Edición / Eliminar
–Seleccionar Carpeta / Clic en el botón Eliminar Clic botón derecho del Mouse sobre la carpeta / Eliminar
Del mismo modo en que eliminamos las carpetas podemos eliminar los mensajes, solo es cuestión de seleccionarlos y dar clic en el icono de eliminar. También podemos oprimir la tecla SUPR en nuestro teclado y los mensajes seleccionados van a ser eliminados de la carpeta o bandeja de entrada.

Leer Mensajes

Cuando queremos leer los correos que nos han mandado lo que debemos hacer es entrar a la BANDEJA DE ENTRADA, este es el nombre que recibe el lugar en donde se almacenan todos los mensajes que nos han enviado.
Al entrar a la bandeja de entrada la ventana estará dividida en dos partes. En la parte superior estará la lista de correos recibidos y en la parte inferior una vista previa de los mensajes que recibiste, pero aun si quieres verlos en una pantalla nueva lo que debes hacer es dar doble clic sobre el nombre del mensaje y este se abrirá aparte.

Dentro de las opciones que tenemos para el Outlook Express esta el hecho de poder responder a las personas sin tener que escribir sus direcciones de correo electrónico, responder con un solo mensaje a todos los que nos han escrito y enviar el correo que nos enviaron a nosotros a otra persona o destinatario.

Responder Mensaje: Cuando presionamos este icono lo que hace el programa es abrir un correo electrónico nuevo con la dirección de la persona que nos envió el correo ya incluida, es decir, no tenemos que abrir nosotros un nuevo mensaje y escribir la dirección, simplemente damos en responder y en automático se harán estos dos pasos, ya solo quedara escribir el correo electrónico y enviarlo.

Responder a Todos: Esto es algo similar al anterior solo que la respuesta será enviada a todos los destinatarios de los correos electrónicos que tenemos en nuestra bandeja de entrada. Un ejemplo seria si en nuestra bandeja de entrada tenemos correo de 5 personas al dar clic sobre RESPONDER A TODOS el mensaje será enviado a las 5 personas de las que tienes un correo en la bandeja de entrada.

Reenviar: Al decir reenviar nos referimos a enviarle a otra persona un mensaje que nos enviaron a nosotros. Cuando nosotros respondemos un mensaje, los datos que venían adjuntos como imágenes o archivos no se envían nuevamente, para poder enviar los datos adjuntos debemos REENVIAR el mensaje al destinatario que queremos. Un ejemplo es cuando nos mandan un correo con una presentación que debe tener todas las personas de un equipo y a ti te encargan enviarlo a mas compañeros, lo correcto es dar clic sobre el icono “Reenviar” y teclear los correos de la o las personas a las que les será enviada esta presentación.

Enviar Mensajes

Cuando nuestro mensaje ya esta terminado, es decir, ya le dimos formato al texto, insertamos imágenes, adjuntamos archivos o todo lo que necesitemos enviar por correo, los siguiente será enviar el correo electrónico, para esto necesitamos introducir en el campo PARA la dirección de correo de la persona o las personas a las que vas a enviar el mensaje. Necesitas tener cuidado al enviar el mensaje a más de una persona pues necesitaras separar las direcciones con una coma, por ejemplo: compu@cnci.com.mx, mate@cnci.com.mx.
Recuerda que el ASUNTO es el titulo del mensaje que quieres enviar, por ejemplo, si vas a enviarle una tarea a un maestro en asunto puedes poner “Tarea de computación” o “Trabajo de compu”, esto permitirá que cuando el correo llegue a tu maestro el titulo del mismo será lo que escribiste en el asunto. Cuando ya tengas lleno todos los datos necesarios solamente deberás dar clic en el botón de ENVIAR.