Tareas

Otra de las opciones que nos brinda el Microsoft Outlook son las “Tareas”. Esta es una mezcla de las notas y el calendario ya que funciona como una libreta en donde haces los apuntes de los pendientes que tienes que realizar, de igual manera que el calendario pones fecha de inicio, de termino, y hasta alarma para que te avise que el vencimiento esta próximo. También cuenta con periodicidad, estado de la tarea y prioridad.
Como lo mencionaba anteriormente al igual que en calendario podemos agregar datos de aviso, para evitar retrasos en cualquiera de nuestras tareas, la ventana de las tareas nos permite ponerle un titulo o asunto a nuestra tarea, además de un vencimiento (cuando comienza y cuando termina), el estado de la tarea (no comenzada, en curso, completada, a la espera de otra persona y aplazada) y también una prioridad para saber cual de todas nuestras tareas es mas importante que la otra.
Después de almacenar todas las tareas, aparecerán a manera de lista en la vista de las tareas, cuando finalices alguna tarea puedes borrarla o tacharla para avisarle al programa que la tarea ya esta realizada. Esto se hace palomeando el cuadrito blanco que aparece al inicio de la tarea, al palomearlo el nombre de la tarea se tachara, esto indica que la tarea esta ya terminada. Cuando tenemos tareas en el programa al abrir el Outlook en la ventana de inicio nos aparecerán enlistados los pendientes que tenemos.

Notas

Las notas son otra de las opciones adicionales que tenemos en el programa de Microsoft Outlook y que en el Express no encontraremos. Las notas, como su nombre lo dicen, son hojas de textos o datos de archivos o cosas pendientes que tenemos por hacer, sin embargo y a diferencia del calendario, las notas no nos dan avisos de cuando sucederán, funcionan como los “post it” son hojitas amarillas en donde podemos agregar el texto y estarán ahí visibles hasta que las borremos o cerremos el programa.
Para que la nota se quede almacenada debes dar clic sobre la tachita que esta en la esquina superior derecha, al cerrarlo la nota se queda guardada y no se eliminara hasta que tú la selecciones y la elimines.

Hay diferentes tipos de visualización de las notas como lo son iconos grandes, iconos pequeños y lista. También podemos cambiarle el color a nuestras notas para tenerlas mas organizadas, lo que hacemos es dar clic con el botón derecho del Mouse sobre alguna de las notas, luego en la opción COLOR y de ahí seleccionar el color de tu preferencia de los que vienen en la lista. Siempre el color que sale predeterminado es el amarillo.

Buscapersonas

Cuando por alguna circunstancia no encontramos a nuestro contacto de entre la libreta de direcciones, lo que podemos hacer es acudir a la opción del BUSCA PERSONAS, que nos ayudara a encontrar a nuestro contacto.
Nos aparece una ventana como la que se muestra aquí abajo, lo que hacemos es buscar a nuestro contacto por alguno de los campos que son Nombre, Correo, Dirección, Teléfono u Otros. Después de poner un dato para localizar al contacto damos clic sobre el botón BUSCAR AHORA y el buscador mostrara los resultados de lo que estamos buscando.

Libreta de Direcciones

Dentro el mismo programa tenemos la opción de agregar a una libreta de direcciones a todos los contactos o amigos que tenemos, esto con el fin de ahorrarnos tiempo al enviar un correo electrónico, simplemente vamos a la libreta de direcciones e insertamos los datos de nuestros contactos y cuando queramos mandarles un correo ya no tenemos que escribir su dirección simplemente ir a la libreta de contactos y dar clic sobre el nombre de la persona a la que enviaran el correo, así la dirección se insertara sola.
La manera de agregar contactos a la libreta de direcciones es la siguiente, primero debemos dar clic sobre el icono de la libreta de direcciones lo cual nos abrirá una ventana nueva.
Al aparecer esta ventana lo que debes hacer es dar clic sobre el icono NUEVO o ir al menú Archivo / Nuevo / Contacto. Después de dar clic en alguna de estas opciones aparecerá una ventana en la que te pedirá que insertes datos como los siguientes:
–Primer Nombre
–Segundo Nombre
–Apellidos
–Titulo
–Sobrenombre
–Dirección de correo electrónico

Para ir añadiendo contactos lo único que debemos hacer es repetir el procedimiento y los contactos se irán agregando en la libreta de direcciones, aparecerán a modo de lista así que será fácil encontrarlos. Dentro de las mismas opciones de la libreta de direcciones del Outlook existe la posibilidad de crear grupos de contactos para mantener en orden a los mismos, podemos agrupar los contactos como familiares, personales, amigos, trabajo, etc.; esto no es obligatorio pero si nos ayudará a un mejor y mas rápido uso de los contactos en este programa. Para agregar un grupo de contactos nuevo hacemos los mismos pasos que si agregáramos un contacto nuevo pero elegimos GRUPO NUEVO.
Aquí lo que vamos a agregar son datos como el nombre del grupo y después damos clic sobre el botón SELECCIONAR MIEMBROS para ir eligiendo a las personas de la libreta de direcciones que estarán dentro del grupo que estas creando. Tendremos que dar clic sobre el contacto y depuse sobre el botón SELECCIONAR para que se agreguen los contactos al grupo, al finalizar das clic en aceptar y listo.

Organización de Mensajes

Algunas veces nos toparemos con que tenemos mensajes que son importantes y no podemos eliminarlos para mantener ordenada la bandeja de entrada, así que lo más correcto es guardarlo moviéndolo a alguna carpeta. Lo primero que vamos a hacer es agregar una carpeta nueva, debes estar en el apartado de CARPETAS LOCALES para poder realizar esta operación, cuando ya estés ahí sigue esta ruta: ARCHIVO/CARPETA/NUEVA CARPETA y aparecerá una ventana nueva donde te pedirá introduzcas el nombre de la nueva carpeta, después de escribir su nombre da clic en aceptar y la carpeta será creada (estará visible en el panel de las carpetas de lado izquierdo de la bandeja de entrada).
Cuando ya tengas la carpeta creada ahora si podemos ordenar y acomodar nuestros correos electrónicos importantes, lo primero que debes hacer es seleccionar el correo que deseas mover a la carpeta creada, después de esto das clic con el botón derecho del Mouse sobre el correo y te aparecerá una ventana con varias opciones, una de ellas dirá MOVER A LA CARPETA al dar clic sobre esa opción te aparecerá la ventana de las carpetas solo tienes que dar clic sobre la carpeta en la que quieres guardar el documento y luego en aceptar.

Otra manera de mover los correos a carpetas es dando clic sostenido sobre el correo y arrastrando el Mouse hacia la carpeta donde queremos guardarlo, al llegar a la carpeta soltamos el clic e inmediatamente el correo se moverá de lugar.
También tenemos la opción de COPIAR los correos a las carpetas, la diferencia entre mover y copiar un correo es que cuando copiamos el correo original se queda en la bandeja de entrada (o en el lugar donde lo tienes) y se crea una copia que será la que se mueva a la carpeta seleccionada. La ruta para copiar un correo a una carpeta es esta: BOTON DERECHO DEL MOUSE/COPIAR A LA CARPETA/SELECCIONAR CARPERTA/ACEPTAR ya realizada esta operación la copia de nuestro documento estará realizada.
Tanto la opción MOVER como la opción COPIAR están dentro del menú EDICION por lo que también podemos seguir las siguientes rutas:
–MENU EDICION/MOVER A LA CARPETA/SELECCIONAR CARPETA/ACEPTAR
–MENU EDICION/COPIAR A LA CARPETA/SELECCIONAR CARPETA/ACEPTAR

Para eliminar las carpetas lo que hacemos es ir a la sección de CARPETAS LOCALES, ahí nos aparecerá una lista detallada de todas las carpetas con las que cuenta nuestro correo electrónico, hay varias opciones para eliminar la carpeta y esas son las siguientes:
–Seleccionar Carpeta / Menú Edición / Eliminar
–Seleccionar Carpeta / Clic en el botón Eliminar Clic botón derecho del Mouse sobre la carpeta / Eliminar
Del mismo modo en que eliminamos las carpetas podemos eliminar los mensajes, solo es cuestión de seleccionarlos y dar clic en el icono de eliminar. También podemos oprimir la tecla SUPR en nuestro teclado y los mensajes seleccionados van a ser eliminados de la carpeta o bandeja de entrada.

Leer Mensajes

Cuando queremos leer los correos que nos han mandado lo que debemos hacer es entrar a la BANDEJA DE ENTRADA, este es el nombre que recibe el lugar en donde se almacenan todos los mensajes que nos han enviado.
Al entrar a la bandeja de entrada la ventana estará dividida en dos partes. En la parte superior estará la lista de correos recibidos y en la parte inferior una vista previa de los mensajes que recibiste, pero aun si quieres verlos en una pantalla nueva lo que debes hacer es dar doble clic sobre el nombre del mensaje y este se abrirá aparte.

Dentro de las opciones que tenemos para el Outlook Express esta el hecho de poder responder a las personas sin tener que escribir sus direcciones de correo electrónico, responder con un solo mensaje a todos los que nos han escrito y enviar el correo que nos enviaron a nosotros a otra persona o destinatario.

Responder Mensaje: Cuando presionamos este icono lo que hace el programa es abrir un correo electrónico nuevo con la dirección de la persona que nos envió el correo ya incluida, es decir, no tenemos que abrir nosotros un nuevo mensaje y escribir la dirección, simplemente damos en responder y en automático se harán estos dos pasos, ya solo quedara escribir el correo electrónico y enviarlo.

Responder a Todos: Esto es algo similar al anterior solo que la respuesta será enviada a todos los destinatarios de los correos electrónicos que tenemos en nuestra bandeja de entrada. Un ejemplo seria si en nuestra bandeja de entrada tenemos correo de 5 personas al dar clic sobre RESPONDER A TODOS el mensaje será enviado a las 5 personas de las que tienes un correo en la bandeja de entrada.

Reenviar: Al decir reenviar nos referimos a enviarle a otra persona un mensaje que nos enviaron a nosotros. Cuando nosotros respondemos un mensaje, los datos que venían adjuntos como imágenes o archivos no se envían nuevamente, para poder enviar los datos adjuntos debemos REENVIAR el mensaje al destinatario que queremos. Un ejemplo es cuando nos mandan un correo con una presentación que debe tener todas las personas de un equipo y a ti te encargan enviarlo a mas compañeros, lo correcto es dar clic sobre el icono “Reenviar” y teclear los correos de la o las personas a las que les será enviada esta presentación.

Enviar Mensajes

Cuando nuestro mensaje ya esta terminado, es decir, ya le dimos formato al texto, insertamos imágenes, adjuntamos archivos o todo lo que necesitemos enviar por correo, los siguiente será enviar el correo electrónico, para esto necesitamos introducir en el campo PARA la dirección de correo de la persona o las personas a las que vas a enviar el mensaje. Necesitas tener cuidado al enviar el mensaje a más de una persona pues necesitaras separar las direcciones con una coma, por ejemplo: compu@cnci.com.mx, mate@cnci.com.mx.
Recuerda que el ASUNTO es el titulo del mensaje que quieres enviar, por ejemplo, si vas a enviarle una tarea a un maestro en asunto puedes poner “Tarea de computación” o “Trabajo de compu”, esto permitirá que cuando el correo llegue a tu maestro el titulo del mismo será lo que escribiste en el asunto. Cuando ya tengas lleno todos los datos necesarios solamente deberás dar clic en el botón de ENVIAR.

Dar Formato al Texto

Cuando tenemos un mensaje de correo electrónico generalmente nos gusta hacerlo lo mas presentable posible y para eso tenemos la barra de formato que nos ayudara a cambiarle el tipo de letra, tamaño, estilo, entre algunas otras cosas.
La primera de las opciones es la FUENTE, la fuente se refiere al tipo de letra que podemos usar para escribir nuestro mensaje de correo electrónico. Existen muchas y muy variados tipos de fuentes por lo que cuentas con una extensa gama de opciones para personalizar tu mensaje. También existen páginas de Internet en las que puedes descargar aun más diversos tipos de fuentes para tu computadora. Estos son algunos ejemplos de fuentes de las cuales dispones en tu computadora: Arial, Times New Roman, Comic Sans MS, Georgia, Verdana, Tahoma, Impact, Lucida Console, entre otras.
Luego de la fuente viene la opción TAMAÑO que no es más que la medida de las letras, que tan grande o pequeñas van a estar, generalmente la medida más pequeña de una fuente es de 8 y la más grande que manejan es de 36.

Después del tamaño le sigue la opción de ESTILO. El estilo se refiere a un formato de texto ya establecido por el programa, entre los formatos que podemos encontrar esta el “Normal” que es el que esta como preestablecido cuando estamos escribiendo un correo electrónico, este estilo no cambiara a menos que nosotros los seleccionemos. Otra de las opciones de estilo son los “Encabezados” que están desde el número 1 hasta el 6, debemos mencionar que el encabezado 1 es el más grande mientras que el 6 es el más chico. Este tipo de estilo tienen fuentes, tamaños y formatos establecidos, así que si los seleccionamos nuestro escrito tomara el estilo seleccionado, por ejemplo si seleccionamos el estilo “Encabezado 3” la fuente cambiara a Times New Roman en un tamaño de 14 y en Negritas.
Otra de las opciones que tenemos para editar o dar formato a nuestro texto son:
–Negritas (N): estas hacen un poco mas rellenas las letras, de ahí su nombre.
–Cursiva o Itálica (K): esta opción inclina el texto de manera cursiva.
–Subrayado (S): esta opción permite dejar una línea debajo del texto a manera de subrayado.

Existe una opción para poder darle color a nuestros textos y esta es este icono cuando das clic sobre este icono aparecerá una ventana con muchos colores de los cuales tu elegirás tu color favorito y dando clic sobre el se aplicara a el texto previamente seleccionado en tu correo electrónico.
Al lado del color de las fuentes están los iconos de NUMERACION y VIÑETAS, estas dos funciones lo que hacen es organizar nuestros textos como listados con números o con puntos.
Esto nos sirve para cuando enviamos un formulario de preguntas que todas estén numeradas, o cuando tenemos una lista, el punto al principio nos indica que ese es un punto de la lista nuevo.

Y ya por último tenemos las ALINEACIONES que son las opciones para poder acomodar nuestros textos dentro del correo electrónico, existen solamente 4 tipos de alineaciones las cuales son:
•Alinear a la Derecha
•Alinear a la Izquierda
•Centrar
•Justificado
Alinear a la derecha hace que el texto comience a escribirse pegado a la línea del margen derecho. Alinear a la izquierda es la alineación mas usada y común ya que es de la manera es que escribimos y leemos los textos. El centrado nos permite dejar justo en el centro de la hoja a los textos de nuestros correos electrónicos, el centrado es más usado en los títulos. Y el justificado lo que hace es que el texto este completamente cuadrado, no permite que unas líneas sean mas largas que las otras y ajusta el texto para que siempre este alineado de ambas orillas.

Adjuntar Archivos

También podemos ADJUNTAR archivos que no se insertaran directamente sobre el mensaje sino quedan juntos con el mensaje. La manera de adjuntar archivos es la siguiente: Busca en la barra de herramientas el botón ADJUNTAR después saldrá una ventana donde podrás elegir el archivo que vas a adjuntar en el correo electrónico, ahí solamente necesitas elegir de las carpetas el o los archivos a adjuntar.
Cuando los datos ya están adjuntos aparecerá un campo más debajo de “Asunto” llamado ADJUNTAR y ahí estarán los nombres de los archivos, imágenes, música, etc., que estén adjuntos al mensaje.

Insertar Imagen

Algunas veces lo que necesitamos es insertar imágenes para darle una mejor presentación al correo electrónico, para eso lo que debemos hacer es seguir esta ruta: MENU INSERTAR/IMAGEN
En esta ventana debes seleccionar el origen de la imagen dando clic en el botón EXAMINAR, aquí es donde elegirás la imagen que quieres que se inserte en tu texto. En la opción “Texto Alternativo” puedes introducir un texto que aparecerá cuando dejes el Mouse encima de la imagen. Al terminar de elegir la imagen y de introducir los textos necesarios damos clic en Aceptar y entonces la imagen se insertara en el mensaje.

Insertar Vínculos

Cuando escribimos un mensaje de correo electrónico, algunas veces requerimos insertar hipervínculos o ligas a páginas de Internet y hay dos formas de hacerlo.

Una de ellas es escribir directamente la dirección, cuando escribimos una liga desde el http://...... al termina de escribirla el texto se pone azul (en señal de que es un vinculo a una pagina de Internet) y la liga esta hecha.
La otra manera de hacer una liga o hipervínculo es seleccionar el texto o imagen que queremos que tenga la liga, después dar clic sobre el icono HIPERVINCULO en el espacio donde dice URL se escribe la dirección de la página Web que queremos vincular o ligar al texto seleccionado, damos en aceptar y listo; si el texto seleccionado se pone azul y esta subrayado la liga estará activa y lista para usarse.

Crear Mensajes

Al igual que la mayoría de los programas de Microsoft, este programa cuenta con las barras de herramientas básicas (Titulo, Menús, Herramientas) de las cuales podremos hacer uso para manejar de una manera más fácil este software.

Para crear un mensaje nuevo lo que debemos hacer es dar clic en la barra de herramientas sobre el botón que dice CREAR CORREO y si no hay otra ruta de acceso que es dar clic sobre el Menú ARCHIVO, elegir NUEVO/MENSAJE DE CORREO entonces se abrirá en una ventana nueva el cuadro de dialogo del mensaje nuevo en donde nosotros podremos escribir el correo electrónico que queremos enviar.

mensajes de correo electronico: Outlook Express

Outlook Express es un cliente de correo electrónico y de noticias de red producido por Microsoft para sus plataformas Windows, existiendo también versiones para otras plataformas. Outlook Express se distribuye sin costo adicional con Microsoft Internet Explorer, formando parte así de los últimos sistemas operativos de las familias Windows y Windows NT.
Para poder entrar al programa de Microsoft Outlook Express necesitamos dar clic sobre el botón de INICIO en la barra de tareas, luego seleccionar TODOS LOS PROGRAMAS y buscar OUTLOOK EXPRESS.